UWAGA: szkolenie uwzględnia najnowsze zmiany, które weszły w życie z dniem 1 lutego 2018 r. wynikające z:

•  najnowszej zmiany rozporządzenia MNiSW w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (zmiana z dnia 25 stycznia 2018 r.), która obowiązuje od 1 lutego 2018 r.
• utworzenia w Systemie POL-on nowego modułu „NAWA – wzory dokumentów”
• nowelizacji ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym w związku z wejściem w życie nowej ustawy o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej

UWAGA: w trakcie szkolenia będą sygnalizowane również propozycje zmian w świetle projektu nowej ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (ustawy 2.0)

Adresaci szkolenia: pracownicy administracji dziekanatowej zajmujący się obsługą studenta, pracownicy administracji centralnej odpowiedzialni za nadzór nad dokumentacją przebiegu studiów oraz za prowadzenie albumu studentów i księgi dyplomów, a także osoby zainteresowane prawidłowym dokumentowaniem i prowadzeniem dokumentacji przebiegu studiów.

PROGRAM SZKOLENIA

DZIEŃ I (4 marca 2018 r.):
14:00 – zakwaterowanie,
15:00 – obiad,
17:00-19:00 –  pierwsza część szkolenia,
19:00 – kolacja w hotelu.

1. Wiadomości wstępne:
   1. podstawowe akty prawne,
   2. sygnalizacja najnowszych zmian legislacyjnych w zakresie tematu szkolenia,
   3. dlaczego Uczelnia ma obowiązek dokumentować przebieg studiów?
   4. gromadzenie danych osobowych studentów,
   5. zasady prowadzenia teczki akt osobowych studenta,
   6. kilka słów o dokumentacji elektronicznej,
   7. kilka słów o zmianach w zakresie archiwizacji teczki akt osobowych studenta i jej digitalizacji.

DZIEŃ II (5 marca 2018 r.)

1. Dokumenty postępowania rekrutacyjnego:
   1. dokumenty wymagane od kandydata na studia, z uwzględnieniem najnowszych zmian,
   2. dokumenty postępowania kwalifikacyjnego,
   3. dokumenty wymagane od cudzoziemców,
   4. dokumentacja związana z rozpoczęciem studiów.
2. Dokumentacja dotycząca przebiegu studiów, w tym także w formie elektronicznej:
   1. legitymacja studencka (papierowa i ELS),
   2. indeks i e-indeks,
   3. protokoły zaliczenia przedmiotu, e-protokoły,
   4. karty okresowych osiągnięć, e-karty,
   5. inne dokumenty dotyczące przebiegu studiów, z uwzględnieniem wymogów przewidzianych przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, w tym w zakresie wydawania zaświadczeń.
3. Dokumentacja pomocy materialnej (ogólne wymogi formalne):
   1. wnioski o przyznanie świadczeń,
   2. dokumenty źródłowe będące podstawą ustalenia uprawnień,
   3. oświadczenie o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku studiów.
4. Dokumentacja związana z ukończeniem studiów:
   1. zmiany w zakresie procedury dyplomowania wynikające z wdrożenia Jednolitego Systemu Antyplagiatowego,
   2. protokół egzaminu dyplomowego,
   3. dyplomy ukończenia studiów, z uwzględnieniem najnowszych zmian:
      • niezbędne elementy dyplomu ukończenia studiów wyższych,
      • wyzwania i zagrożenia, na co należy zwrócić szczególną uwagę tworząc uczelniany wzór dyplomu,
      • przepisy przejściowe,
   4. nowy wzór suplementu do dyplomu, z uwzględnieniem najnowszych zmian:
      • założenia suplementu do dyplomu,
      • struktura suplementu do dyplomu i jego treść,
      • wskazówki dla uczelni w zakresie wypełniania suplementów według starych i nowych przepisów:
        • informacja o posiadaczu dyplomu,
        • informacja o dyplomie,
        • informacja o poziomie wykształcenia,
        • informacja o treści studiów i osiągniętych wynikach,
        • informacja o uprawnieniach posiadacza dyplomu,
        • dodatkowe informacje,
        • poświadczenie suplementu,
        • informacja o krajowym systemie szkolnictwa wyższego,
   5. zasady sporządzania i wydawania dyplomów i suplementów do dyplomów, ich odpisów, w tym także w językach obcych.
5. Dokumentacja zbiorowa:
   1. album studenta,
   2. rejestr wydanych legitymacji i indeksów,
   3. protokoły zaliczenia przedmiotów,
   4. księga dyplomów.
6. Czynności administracyjne związane z dokumentacją przebiegu studiów:
   1. przeniesienie do/z innej uczelni,
   2. sprostowania,
   3. wydawanie duplikatów,
   4. wydawanie odpisów, wyciągów,
   5. zmiana danych osobowych (w trakcie i po ukończeniu studiów) a dokumenty przebiegu studiów,
   6. uwierzytelnianie dokumentów, z uwzględnieniem najnowszych zmian – nowy model w Systemie POL-on „NAWA – wzory dokumentów”,
   7. sporządzanie i przekazywanie wzorów pieczęci urzędowych i podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów o wykształceniu, z uwzględnieniem najnowszych zmian, 
   8. opłaty za wydanie dokumentów.
7. Prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów w okresie przejściowym.
8. Sposób postępowania z dokumentacją przebiegu studiów oraz zasady wydawania dokumentów stwierdzających ukończenie studiów w przypadku likwidacji uczelni.

DZIEŃ III (6 marca 2018 r.)

1. Rozwiązywanie konkretnych przykładów z praktyki (kazusów) w oparciu o obowiązujące przepisy i analiza pojawiających się w tym zakresie problemów.
2. Na co należy szczególnie zwrócić uwagę.
3. Podsumowanie.

Metody prowadzenia zajęć: szkolenie prowadzone jest w formie wykładowo-warsztatowej, przy użyciu prezentacji multimedialnej, z interaktywnym udziałem uczestników szkolenia, polegającym na udziale w dyskusji z trenerem, analizie codziennych przypadków (case study), pracy z teczkami studenta, wymianie doświadczeń wynikających z praktyki związanej z tematem szkolenia. W ramach szkolenia prowadzone są także konsultacje indywidualne.