Zmiany w zasadach dokumentowania przebiegu studiów w 2025

14 marca 2025 roku opublikowano projekt zmian w rozporządzeniu MNiSW z 2018 r. w sprawie studiów. Nowelizacja zakłada m.in. dostosowanie legitymacji studenckiej do wymogów aplikacji mObywatel, zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu teczki akt osobowych studenta czy modyfikację zasad wnioskowania o pozwolenie na utworzenie studiów. Zmiany wejdą w życie prawdopodobnie jeszcze w tym roku. Na wstępie zwróćmy uwagę, że w projekcie rozporządzenia założono uogólnienie wymagań dotyczących systemu teleinformatycznego uczelni, który służy do prowadzenia i przechowywania dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej. Wymagania te dostosowano do standardów obowiązujących w administracji publicznej, analogicznie do rozwiązań stosowanych w zakresie elektronicznej wymiany dokumentów między uczelnią a studentami.

Nowe dokumenty w teczce akt osobowych studenta

Nowelizacja wskazuje wprost, że nie tylko decyzje dotyczące przebiegu studiów (§15 ust. 1 pkt 6), ale również decyzja o skreśleniu z listy studentów musi znaleźć się w teczce akt osobowych studenta (nowy pkt 6a). Oba te rodzaje decyzji będą sporządzane w postaci papierowej lub elektronicznej. Przy tej okazji usunięto dużą niezręczność językową w §15 ust. 4 rozporządzenia ws. studiów, na którą zwracałem uwagę uczestnikom podczas szkoleń nt. dokumentacji przebiegu studiów oraz techniki legislacyjnej. Niezręczność dotyczyła zakresu dokumentów z teczki akt osobowych studenta, które należy przechowywać przez 50 lat.

Co uczelnia archiwizuje

Po poprzedniej zmianie §15 ust. 4 w 2020 r. łatwo było o błędne odczytanie zakresu

dokumentów z teczki, które uczelnia ma obowiązek archiwizować, a które brakować. Obecnie planowana nowelizacja daje w tym zakresie pełną jasność - przechowywaniu będą podlegały wszystkie dokumenty z teczki, z wyłączeniem:

• poświadczonej przez uczelnię kopii:

– dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,

– dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

• dokumentów stanowiących podstawę przyjęcia na studia;

• podpisanego przez studenta aktu ślubowania;

• decyzji dotyczących przebiegu studiów.

W tym katalogu nie wymieniono ww. decyzji o skreśleniu z listy studentów, a więc będzie ona podlegała archiwizacji przez 50 lat. Natomiast wyłączenie spod tego obowiązku decyzji dotyczących przebiegu studiów powinno uprościć procedury archiwizacyjne. Tym bardziej, że nowelizacja znosi też obowiązek brakowania przez uczelnie dokumentów wyłączonych z teczki akt osobowych studenta.

mLegitymacja studencka

Zostanie wprowadzony wzór legitymacji studenckiej w postaci mobilnej (tzw. mLegitymacji studenckiej). Ten dokument będzie dostępny w aplikacji mObywatel. Dostosowano przy tym zasady wydawania i potwierdzania ważności mLegitymacji do obowiązujących regulacji z zakresu dokumentów elektronicznych. mLegitymacja studencka będzie wydawana przez uczelnie studentom posiadającym numer PESEL. Natomiast legitymacja studencka w postaci elektronicznej karty procesorowej (elektroniczna legitymacja studencka) będzie wydawana tylko na wniosek studenta i studentowi nieposiadającemu numeru PESEL. Po wejściu w życie nowelizacji mLegitymacja studencka będzie wydawana niezależnie od wydania elektronicznej legitymacji studenckiej. Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr. W przypadku mLegitymacji studenckiej przybierze to formę wydania certyfikatu studenta zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. z 2024 r. poz. 1275 i 1717).

Nowe zasady wniosków o pozwolenie na utworzenie studiów

W projekcie zapisano też wprowadzenie nowego, ujednoliconego sposobu sporządzania i składania przez uczelnie wniosku o pozwolenie na utworzenie studiów. Dotychczas §10 rozporządzenia dawał uczelniom dużą swobodę np. co do precyzji oraz kolejności podawanych danych, co przyczyniało się do utrudnień w weryfikacji wniosków. Zdaniem projektodawców nowe rozwiązanie m.in. usprawni proces sporządzania tych wniosków ułatwi też ich ocenę przez Polską Komisję Akredytacyjną. W projekcie zaproponowano, aby wniosek o pozwolenie na utworzenie studiów uczelnia sporządzała w systemie teleinformatycznym (wskazanym przez ministra na jego stronie w BIP). Następnie wniosek ma zostać wygenerowany z tego systemu w formacie PDF i po opatrzeniu go przez rektora podpisem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym – uczelnia będzie składała wniosek na adres do doręczeń elektronicznych ministra.

Projekt przewiduje jednak swoisty „okres przejściowy” – od dnia wejścia w życie zmian do 30 września 2029 r. wniosek o pozwolenie na utworzenie studiów będzie mógł zostać złożony jeszcze przez elektroniczną skrzynkę podawczą ministra.

Więcej informacji na dyplomie

W przypadku dyplomów studiów wspólnych zostanie wprowadzona możliwość podawania w dyplomie zarówno polskiego tytułu zawodowego, jak i tytułu nadawanego przez podmiot zagraniczny, z którym dane studia są współorganizowane (uczelnią lub instytucją naukową). Ponadto, w odpisie dyplomu wspólnego w języku obcym będzie mogła znaleźć się nazwa uczelni i wynik ukończenia studiów w języku kształcenia.

Łatwiej o skorygowanie błędu na dyplomie

Projekt zakłada możliwość (na wniosek absolwenta) łącznej wymiany dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu, wraz z ich odpisami, jeżeli po zmianie nazwy uczelni stwierdzono tylko w jednym z tych dokumentów błędy lub omyłki. W obecnym stanie prawnym przepisy nakazują wymianę tylko dokumentu zawierającego błąd. Oznacza to, że absolwent może dysponować dyplomem i suplementem z różnymi nazwami uczelni.

Zmiany w zasadach dokumentowania przebiegu studiów – kiedy wejście w życie?

Rozporządzenie ma wejść w życie po 14 dniach od dnia ogłoszenia. Wyjątkiem są przepisy zmieniające sposób sporządzania i składania wniosku o pozwolenie na utworzenie studiów oraz dotyczące wydawania legitymacji studenckiej – mają one wejść w życie 1 czerwca 2025 r.

Mariusz Kusion

Zapraszamy na blog Autora: www.kreatywnieoprawie.pl

Podstawa prawna:

Projekt rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego zmieniającego

rozporządzenie w sprawie studiów (projekt z dnia 26 lutego 2025 r.) - dostępny:

https://legislacja.gov.pl/projekt/12395705/katalog/13116679#13116679.